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销售经理小丁的苦恼

小丁是生产机械设备产品的蓝海机械有限公司的销售经理,某天,他接到一个客户的电话,说是急需X型号的设备十台,三天后交货。小丁看了当天仓库提供的库存日报,看到X型设备有二十台的库存就告诉客户没有问题。于是在接到客户订单后,小丁就在系统录入了销售订单。三天后,小丁与仓库确认是否已经安排发货。结果仓管员告诉他,说库存二十台,其实只有十五台,而且是公司最大的客户先前下单的十台。剩下还有五台,是由于有个部件不良,无法正常开机的。由于无法给客户交代,小丁只好向总经理张总报告。

总经理知道后,要求马上召集各部门主管开会,会上他大发雷霆:“仓库库存不准”、“客户订单无法跟踪”、“品质不良不及时处理”。“必须有一套有效的信息沟通管理平台,能够规范各部门管理流程,并能确保公司内信息的传递,以确保业务流程和信息的统一。”张总会后冷静下来暗下决心。

经过复杂的选型和几个月的实施,蓝海机械有限公司的OA协同管理体系终于成功上线。从此之后,再也没有因为信息沟通不及时而出现的库存不准或产销信息不准确而造成的订单交付延误的问题。公司业绩蒸蒸日上,同时也赢得了客户的赞赏。

什么是卓越的OA协同模式

OA是将最新的管理思想、管理理念植入其中使企业在面对外部环境的易变性与复杂性时,突破以往传统的严格的部门分工,打破使企业在高速发展过程中呈现出的多项目、跨区域、集团化的发展趋势受时间、地域、部门之间的限制所带来的信息孤岛,从而提升企业的整体竞争力和前进速度。

如果将企业比作人的生命体,那么:OA系统就是人体中的神经网络系统,传递领导理念、指令,协调全身肌肉、四肢和谐运行,愉快工作,使企业充满生命力和战斗力,为企业提供一种管理新境界。

总体上讲,它是指一切可满足于企事业单位的、综合型的、能够提高单位内部信息交流、共享、流转处理的和实现办公自动化和提高工作效率的各种信息化设备和应用软件;它不是孤立存在的,而是与企事业单位其它各类管理系统(如电子政务系统、电子商务系统、CRM系统、ERP系统、财务系统)密切相关、有机整合。一个独立存在的OA办公自动化系统生命力及作用是薄弱的。??这也是目前最全面、最被认可的OA的概念。

OA是OFFICE AUTOMATION的缩写,本意为利用技术的手段提高办公的效率,进而实现办公的自动化处理。采用Internet/Intranet技术,基于工作流的概念,使企业内部人员方便快捷地共享信息,高效地协同工作;改变过去复杂、低效的手工办公方式,实现迅速、全方位的信息采集、信息处理,为企业的管理和决策提供科学的依据。一个企业实现办公自动化的程度也是衡量其实现现代化管理的标准。OA从最初的以大规模采用复印机等办公设备为标志的初级阶段,发展到今天的以运用网络和计算机为标志的现阶段,对企业办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

OA软件解决企业的日常管理规范化、增加企业的可控性、提高企业运转的效率的基本问题,范围涉及日常行政管理、各种事项的审批、办公资源的管理、多人多部门的协同办公、以及各种信息的沟通与传递。可以概括的说,OA软件跨越了生产、销售、财务等具体的业务范畴,更集中关注于企业日常办公的效率和可控性,是企业提高整体运转能力不可缺少的软件工具。

核心应用

金蝶K/3 OA协同办公系统是实现企业基础管理协作平台的知识办公系统,主要面向企事业单位部门、群组和个人,进行事务、流程和信息及时高效、有序可控地协同业务处理,创建企业电子化的工作环境,通过可视化的工作流系统和知识挖掘机制建立企业知识门户。该系统既可独立运行,也可与K/3 ERP其他产品无缝集成,为企业提供更完整、全面的企业应用解决方案。

公共信息

公共信息帮助企业员工方便、快捷、准确地获得各种共享信息,提供企业信息统一发布的平台,包括内部公告、档案、企业论坛、知识中心等公共信息,实现查询、订阅和发布等多种方式处理各项信息。

行政事务

行政事务帮助企业员工提高行政事务处理和管理效率,围绕企业传统行政管理,提供会议管理、活动安排、信息反馈和员工意见库等业务管理功能,利用网络省时省力的特性,达到会议室有效利用与管理。

个人信息

个人信息帮助企业员工实现完善高效个人事务管理,提供个人邮件、日程安排、待办事宜、通讯录等个人事务管理功能,并且提供强大的协同沟通平台,可以以邮件、即时桌面消息、短信等方式进行沟通,每个人的全部工作内容都可以在系统中得以进行,方便了多人交互的任务协作。

协同办公

协同办公帮助企业员工规范和实现高效流程作业,提供传统企业内部的收发文管理和日常事务流程,支持完全可自定义的企业工作流,嵌套、并行、分支、循环等流程模式,提供严格的权限控制、流程日志和意见一览等功能。

协作门户

协作门户帮助企业员工实现高效协作,以流程核心为基础,提供个人主页、部门事务和系统主页等模块,同时满足企业员工个人、领导和部门内部的时时沟通的需要。

客户价值

金蝶K/3 OA协同办公管理平台提供了完整的产品设计数据与生产制造信息紧密集成、协同管理的强大功能,对于具有大型、单件、小批量生产特点的生产制造企业,能够方便、快捷地构建标准化基础上的产品个性化设计平台。通用数据格式文档转换、个性化开发等多种技术实现方案,系统的数据共享和信息集成。提供设计变更管理,能够用流程化的工具快速处理计划下达前后的设计变更,包括变更的申请、变更审核、变更发布等。

■标准化、快速实施的高速部署、支持企业不断成长中的流程、制度建设,支持大中型组织的公文、综合办公等应用。

■提供基于互联网的协同工作平台和个人工具,提高组织沟通能力和工作效率。

■规范管理行为,流程、模板化管理等非结构化信息,减少信息传递的衰减和变形,实现有效授权,从而提高组织的工作质量。

■通过文档管理扩大信息共享能力,通过管理行为和过程沉淀管理知识,形成组织的知识资产。

■增强对事务、事件的过程管理,实现透明的过程控制,提高团队的执行力。

■提高个人和团队的计划和时间管理能力,支持领导对下属的工作安排、会议管理等,提高团队精确的时间、事件的协调与执行。

■支持移动办公和其他互联网应用工具(如手机移动办公等)。

■提供对其他应用系统的应用整合,提供标准化的单点登录集成。
信息来源:www.gdkingdee.cn
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